応募の準備を始める時期は団体によって様々です。早いところでは1年以上前から準備するところがあります。反対に遅いところでは1週間前です。ただ単に早いから、「よい事業計画書をかける」というものでもありません。早さを生かした準備を行う必要があります。
具体的には
・目的をもってデータを収集する
・想定事業計画書を書いてみて不足する経営資源を洗い出す。
・自社で不足する経営資源をカバーできる連携先を検討する。
等の準備を行います。

　また継続応募の場合には、準備を始める前に現在の管理運営を見直してみることも大切です。具体的には「第三者評価」や「セルフモニタリング」、「利用者アンケート」等を行って施設の課題を見つけ出し、公募の前までに改善します。利用者アンケートであらかじめ利用者ニーズを探り出しておけば、新たな提案に活用できます。提案はアンケート結果に基づくものなので説得力があります。

　では準備を始める時期が遅い場合はどうでしょうか。公募が出た直後でしたら、たいていの場合1カ月余りの時間があります。自治体の政策や地域の特性など外部環境を十分に調査したうえで、自社の強み弱みを分析する時間的余裕があります。そのためそれらに基づく提案ができます。写真やデータなど必要な資料もある程度揃えることができます。JVもすぐに決断すれば、間に合うかもしれません。他の応募者も基本的には同じ条件なのでそれほど不利にはならないでしょう。

　しかし10日や2週間前の決断では、少し条件は不利になります。説明会にも出席していなければ、自治体に対するアピール面でも他社に後れを取ります。説明会で配られる施設の資料や説明会でわかる情報もあるので、情報収集の面でも他社の後塵を拝します。同種の施設をいくつか管理運営していれば、提案事項を考えるのも比較的容易ですが、自社にとって新たな施設の場合、提案を具体的に掘り下げて考える時間が不足します。

　ただ可能性がゼロと言うことはありません。指定管理者の決定は相対的なものです。自社より評価の高い企業が無ければ、自社が選ばれます。また事業計画書だけでなく「財務の健全性」や「地元企業であること」など事業計画書以外の要因も評価されるので、どうしてもこだわりのある施設であれば、応募してみることをお勧めします。私たちコンサルもできるだけ具体的な提案ができるよう可能な限りの支援を行います。